Terms and conditions of booking and sale. The 21 articles below reproduce the French document supplied by JJC; no contractual English translation has been approved.
Les présentes conditions de réservation et de vente régissent les rapports entre J’imagine Japan
Corporation (JJC), qui propose des activités sous le nom de JJC, et les bénéficiaires des prestations.
Toute inscription implique l’acceptation sans réserve des conditions générales de réservation et de
vente telles qu’énoncées ci-après.
Chaque participant est responsable de l’exactitude des informations fournies à JJC sur le bulletin
d’inscription ou tout autre document complémentaire. Le participant est également tenu de signaler à
JJC, au moment de son inscription, tout handicap physique et/ou psychologique, traitement médical,
problème de santé ou autre élément pouvant nécessiter des aménagements spécifiques pour assurer
le bon déroulement de son expérience.
En cas de violation d’une clause de la convention entre le candidat et JJC, la relation contractuelle
pourra être rompue, ce qui pourrait entraîner la fin de la période de stage. De même, si l’entreprise
d’accueil impose des sanctions disciplinaires au candidat, cela pourrait également conduire à une
rupture des liens avec JJC.
Dans un souci de transparence et pour améliorer la qualité de ses services, J’imagine Japan
Corporation se réserve le droit d’enregistrer ses conversations avec ses clients par voie téléphonique
ou via d’autres supports de communication. Ces enregistrements seront effectués dans le respect des
lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée.
Article 2 · Document source, page 3
Modalités d’inscription
Le programme proposé par JJC inclut l’accompagnement, la mise en place du stage au Japon, et l’accès à
des cours de japonais, tant en ligne qu’en présentiel.
Hébergement et Sécurité des Participants :
Les frais liés à l’hébergement ne sont pas inclus dans le coût du programme.
Dans le cadre de notre devoir de vigilance et de sécurité à l’endroit des familles mais aussi relativement
aux établissements d'enseignement et à tous nos partenaires, l'hébergement constitue une composante
indissociable du programme de stage. Notre accompagnement comprend également la recherche, la
sécurisation et le suivi de l’hébergement des participants.
Afin de garantir une assistance, la conformité aux normes de sécurité locales et la prévention des litiges
locatifs, tout participant est tenu de résider dans une structure d'hébergement agréée par JJC
(Résidence gérée en propre ou Partenaire certifié).
En conséquence, aucune inscription au programme ne sera validée sans la souscription simultanée à l'une
des formules d'hébergement proposées. Cette mesure vise à assurer la sécurité des participants, leur
bonne intégration durant leur séjour au Japon ainsi que la pérennité de nos partenariats avec les
établissements d’enseignement, les bailleurs et les entreprises japonaises.
Les frais liés à l'hébergement (loyer, charges, pack sécurité et suivi) font l'objet d'une facturation
distincte ou forfaitaire selon la formule choisie, détaillée dans l'Avenant Logement.
Âge Minimum :
Pour réserver un programme, le participant doit être âgé d’au moins 18 ans.
Inscription :
Pour s’inscrire, il convient de retourner le bulletin d’inscription dûment complété et signé, accompagné
d’une photo d’identité, d’une photocopie du passeport, et du paiement de l’acompte de 800 euros nets
(Hors frais de transaction). Le dossier complet doit nous parvenir 12 semaines au plus tard avant le début
du programme. Toutefois, un délai de 16 semaines est fortement recommandé afin de permettre le bon
déroulement des démarches administratives, notamment celles liées à l’immigration japonaise. Le dépôt
d’un dossier complet dans les délais ne garantit pas la délivrance du COE, celle-ci dépendant des
autorités japonaises. Pour toute inscription en ligne, ajoutez la formule au panier et réglez l’acompte.
Confirmation :
À réception de votre dossier d’inscription accompagné de l’acompte, vous recevrez un e-mail de
confirmation. Ce montant est non remboursable sauf dans les cas prévus par nos conditions d’annulation.
Article 3 · Document source, page 4
Cours de Japonais
Cours de Japonais en Présentiel à Kyoto :
Actuellement, les cours de japonais en présentiel sont exclusivement dispensés à Kyoto, où JJC
dispose d’enseignants qualifiés et de ressources adaptées pour offrir une expérience d’apprentissage
immersive. Ces cours visent à enrichir l’expérience culturelle et professionnelle des participants et
nécessitent une organisation logistique et matérielle significative.
NB : A titre exceptionnel, les cours peuvent être dispensés à distance.
Futur Développement à Tokyo :
JJC envisage de développer à l’avenir une offre de cours de japonais en présentiel à Tokyo. En
attendant, les étudiants basés à Tokyo peuvent bénéficier de cours de japonais en ligne ou d’un
soutien linguistique personnalisé pour les aider à atteindre leurs objectifs d’apprentissage. Les
participants seront informés dès que des cours en présentiel seront disponibles à Tokyo.
Engagement des Participants :
Toute signature d’une convention avec JJC et une entreprise japonaise engage le participant à suivre
assidûment les cours de japonais qui lui sont proposés et qui font partie intégrante du programme.
Seuls les participants ayant un niveau considéré comme suffisant en japonais pourront faire l’objet
d’un accompagnement personnalisé et adapté. Par ailleurs, ces cours de japonais relèvent d’un
dispositif collectif mis en place par JJC occasionnant des coûts fixes. En conséquence, la non assiduité
pour quelque motif que ce soit ne peut donner lieu à aucun remboursement.
Article 4 · Document source, page 4
Modification du Programme du Fait du Candidat
Toute modification de date du début du programme intervenant après l’inscription, sauf en cas de
force majeure, doit être demandée par écrit au plus tard 30 jours avant le départ initialement prévu,
sous réserve de disponibilité (entreprise, hébergement, cours de japonais, notamment). Tout
changement peut entraîner des frais supplémentaires, devant être intégralement réglés avant le
début du programme.
Article 5 · Document source, page 5
Modification du Fait de JJC
Si pour des raisons exceptionnelles nous n’étions pas en mesure d’honorer nos obligations, nous nous
engageons à restituer les sommes perçues. Toutefois, en cas de force majeure (exemple : défaillance
de l’entreprise d’accueil), nous nous engageons à restituer 50% des sommes perçues, sauf à vous
proposer une autre entreprise. Si, dans une hypothèse exceptionnelle, nous n’étions pas en mesure de
vous proposer l’hébergement réservé, JJC s’engage à vous placer dans un hébergement équivalent.
Article 6 · Document source, page 5
Annulation du Fait du Candidat
Annulation avant le début du Programme :
Toute annulation doit être formulée par simple lettre ou courriel et ne sera effective qu’à compter de
sa date de réception. Nos conditions sont les suivantes :
• Annulation plus de 40 jours avant le début du programme : nous conservons les frais d’annulation
de dossier à hauteur de 25 % de l’acompte.
• Annulation du 40 ème au 30 ème jour avant le début du programme : nous conservons 50 % du
montant du programme.
• Annulation moins de 30 jours avant le début du programme et une fois votre programme débuté :
nous conservons l’intégralité de votre règlement.
Annulation pendant le programme :
Toute annulation du fait du candidat ne donnera lieu à aucun remboursement. Toutefois, en cas de
force majeure (en cas de décès : parents, frères et sœurs, enfants, conjoint uniquement), une somme
forfaitaire correspondant à 20 % du coût du programme, sera versée au participant. Aussi, le
participant disposera de 7 jours pour restituer les locaux loués.
Article 7 · Document source, page 5
Annulation du Fait de l’Entreprise
Si l’entreprise décide de mettre fin à la convention, dans la mesure du possible, JJC s’engage à
proposer au participant une solution alternative adaptée. Dans le cas contraire, JJC s’engage à
rembourser la partie du loyer correspondante et entre 20 % et 50 % du coût du programme.
Article 8 · Document source, page 6
Annulation du Fait de JJC
En cas de force majeure (événement imprévisible et irrésistible mettant JJC dans l’impossibilité d’exécuter
ses obligations), JJC est dégagé de toute responsabilité et ne conservera que les frais de dossier
correspondant à 25 % de l’acompte. Si, pendant le programme, JJC doit mettre un terme à ses
engagements en raison de cas de force majeure, le candidat sera remboursé au prorata de la prestation
restant à exécuter. (Programme et loyer).
Article 9 · Document source, page 6
Hébergement
Engagement et Hébergement :
Documents types et modalités spécifiques
Certains contrats, modèles ou formulaires remis aux participants sont des documents types pouvant
comporter des clauses applicables uniquement à certaines configurations d’hébergement. Les modalités
spécifiques communiquées au participant, l’échéancier transmis ou le contrat particulier signé pour le
logement attribué prévalent sur les dispositions générales qui ne concernent pas sa situation.
L’hébergement proposé par JJC est principalement situé à Kyoto, où nous gérons directement plusieurs
logements. Pour les participants ayant besoin d’un hébergement à Tokyo, Selon la ville, les disponibilités et
la configuration retenue, JJC peut intervenir soit comme gestionnaire direct du logement, soit comme
organisme d’accompagnement, de mise en relation et de sécurisation auprès d’un partenaire ou d’un
bailleur tiers. Les modalités financières, le contrat de location, la caution, les frais de sortie et les
conditions de remboursement peuvent varier selon le bailleur ou le partenaire concerné. Les modalités
relatives au versement de réservation, à sa transformation en dépôt de garantie, aux conditions
d’annulation et à sa restitution sont précisées à l’article 12 des présentes Conditions générales.
Clause additionnelle – Accompagnement au logement
“Les modalités d’accompagnement des étudiants pour la recherche et la gestion de leur logement sont
précisées dans un avenant aux présentes Conditions Générales. Cet avenant détaille les services
proposés par J’imagine Japan Corporation, incluant la prospection, la sécurisation du logement,
l’assistance à l’installation et le suivi durant le séjour. En souscrivant à ce service, l’étudiant accepte les
conditions spécifiques énoncées dans cet avenant.”
Annulation ou Départ Anticipé :
Si le participant décide d’annuler le bail, il reste tenu de payer l’intégralité du loyer. De plus, JJC
conservera la caution (1 mois de loyer).
En cas de départ anticipé, s’il respecte le délai de préavis (1 mois), JJC s’engage à lui restituer la partie
du loyer correspondant au nombre de jours restant à courir. Dans le cas contraire, aucun remboursement
ne peut être demandé. La caution sera versée selon les modalités classiques.
Exceptions en Cas de Force Majeure :
Des exceptions pourront être faites uniquement en cas de force majeure, comme défini dans nos conditions
générales. Dans de telles circonstances, JJC examinera la situation au cas par cas pour déterminer les
mesures appropriées, y compris la possibilité d’un remboursement partiel.
Article 10 · Document source, page 7
Cas de Remboursement de l’Acompte
Si, malgré nos efforts, nous ne parvenons pas à trouver une entreprise d’accueil qui réponde aux critères
principaux définis par le candidat, nous nous engageons à restituer l’acompte en totalité. Toutefois, si
l’entreprise proposée satisfait au moins 75 % des quatre premiers critères principaux définis par le
candidat, JJC conservera l’acompte.
Préférences du candidat :
Les souhaits exprimés par le candidat concernant le secteur, la ville, le type d’entreprise, les missions ou les
conditions de stage constituent des préférences d’orientation et non des engagements contractuels fermes
de JJC.
Les critères principaux sont définis comme suit :
1. Domaine du Stage :
L’entreprise doit être dans un secteur d’activité souhaitée par le candidat.
2. Rôle et Tâches :
Les tâches et responsabilités du stage doivent correspondre aux attentes du candidat en termes de
développement professionnel.
3. Durée du Stage :
La durée du stage proposée doit correspondre à la durée souhaitée par le candidat.
4. Localisation Géographique :
Le point d’ancrage de l’hébergement est situé à Kyoto. L’entreprise d’accueil peut être située à Kyoto, ou
dans les départements voisins tels qu’Osaka, Shiga, ou Kobe, avec un temps de trajet en train de 60
minutes en moyenne, pour un trajet aller. Cette dernière condition s’appliquant pour l’ entreprise située
hors du Kansai.
5. Taille de l’Entreprise :
Le critère retenu peut être la taille de l’organisation proposée (petite, moyenne, grande).
Si une entreprise proposée par JJC répond à au moins trois des quatre premiers critères, cela sera
considéré comme correspondant à 75% des attentes du candidat.
Attribution des entreprises partenaires :
L’attribution d’une entreprise partenaire relève de la seule appréciation de J’imagine Japan Corporation.
Toute entreprise évoquée ou envisagée ne constitue pas une attribution définitive. JJC se réserve le droit
de proposer une autre entreprise en fonction du profil du candidat, des besoins des partenaires ou des
contraintes du programme.
Article 11 · Document source, page 8
Formalités Administratives
Les ressortissants français sont autorisés à se rendre au Japon avec un passeport en cours de validité,
et cela pour une durée de 90 jours maximum. Au-delà, un visa ou un permis de stage est requis pour
participer au programme. En outre, l’âge de la majorité civile au Japon est fixé à 20 ans. En
conséquence, il est interdit aux mineurs d’avoir en leur possession alcool ou cigarette.
Article 12 · Document source, page 8
Versement de réservation et dépôt de garantie
Avant l’entrée dans les lieux, le participant verse une somme équivalente à un mois de loyer net afin de
permettre la réservation et la sécurisation de son hébergement.
En cas d’annulation du fait du participant :
plus de 40 jours avant la date prévue d’entrée dans le logement, le versement est remboursé,
déduction faite des frais externes déjà engagés par JJC et non récupérables ;
entre 40 et 30 jours avant l’entrée prévue, 50 % du versement est conservé ;
moins de 30 jours avant l’entrée prévue, le versement est conservé intégralement.
En cas d’indisponibilité du logement initialement envisagé, JJC s’engage à proposer au participant une
autre solution d’hébergement agréée, adaptée à la durée de son séjour et conforme aux critères de
sécurité définis par JJC. Cette solution peut être située dans une autre résidence JJC ou dans une
résidence partenaire, selon les disponibilités et les conditions tarifaires applicables à la structure
finalement attribuée.
À compter de la remise des clés, le versement de réservation devient le dépôt de garantie du logement.
Le dépôt de garantie est restitué dans un délai maximal de 60 jours calendaires après la restitution des
clés et la libération complète du logement. Ce délai permet notamment à JJC de recevoir et de vérifier
les dernières factures d’eau, d’électricité, de gaz et les éventuelles autres charges liées à la période
d’occupation.
Peuvent être déduits du dépôt de garantie, sur présentation d’éléments justificatifs :
les loyers ou charges restant dus ;
les dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie ;
les frais de nettoyage rendus nécessaires par un état anormal du logement ;
les clés, équipements ou biens manquants ;
les consommations d’eau, d’électricité ou de gaz manifestement excessives ou résultant d’un usage
anormal du logement ;
tout autre montant restant dû au titre du contrat d’hébergement.
Un décompte des éventuelles retenues est communiqué au participant. Le solde du dépôt de garantie
est ensuite remboursé sur le compte bancaire indiqué par celui-ci.
Article 13 · Document source, page 9
Modalités de Règlement & Tarifs
Règlement :
L’acompte (800 euros nets + frais annexes éventuels à la charge du client) doit être réglé au moment
de l’inscription.
Le paiement intégral de la prestation doit être effectué un mois au plus tard avant le début du
programme. Ce programme constitue un forfait, son contenu ne peut être modifié.
Le règlement peut être effectué au comptant ou échelonné par virement bancaire ou par paiement en
ligne au comptant ou échelonné.
Frais de Transport depuis l’Aéroport :
Le participant est assisté dès son arrivée à l’aéroport et pris en charge à son arrivée à la gare de
Kyoto (Bus ou train). Toutefois, à sa demande, le participant peut être pris en charge dès son arrivée
à l'aéroport et jusqu’à la gare contre une participation de 150 €. Cet accompagnement est possible
au retour dans les mêmes conditions.
Article 14 · Document source, page 10
Responsabilité Civile du Candidat
Le candidat est responsable au titre de son contrat de responsabilité civile individuelle, de la prise en
charge des dommages causés à des tiers. Les dommages liés au vandalisme et à la dégradation
relèvent de la responsabilité du candidat.
Article 15 · Document source, page 10
Réclamations
Si le candidat rencontre une difficulté dans l’entreprise ou dans le cadre de son hébergement, géré
par nos soins, pendant le séjour, JJC doit en être rapidement informé (par mail ou téléphone), afin de
pouvoir agir en conséquence, pour que le candidat puisse mener à bien la fin de son séjour. En aucun
cas JJC ne peut être considéré comme responsable d’éventuelles pertes ou vols de bagages ou de
biens personnels qui restent sous la surveillance exclusive du candidat.
Article 16 · Document source, page 10
Droit à l’Image
Sauf avis contraire exprimé par écrit à la signature de la convention de stage, le participant autorise
JJC et l’entreprise d’accueil à exploiter les photos et vidéos prises lors de son séjour pour illustrer ses
brochures, ou tout autre support de communication (site web, réseaux sociaux, notamment). Cette
autorisation inclut l’utilisation de ses images dans le cadre de la promotion de JJC, sans limitation de
durée.
Article 17 · Document source, page 10
Confidentialité
JJC s’engage à traiter toutes les informations personnelles des participants, ainsi que toute
information confidentielle fournie par les entreprises d’accueil, de manière strictement confidentielle.
Les informations ne seront utilisées que dans le cadre du programme de stage et ne seront pas
divulguées à des tiers sans le consentement explicite des parties concernées.
Article 18 · Document source, page 11
Assurance et Responsabilité
Il est recommandé aux participants de souscrire à une assurance santé et responsabilité civile pour la
durée de leur séjour au Japon. JJC n’est pas responsable des accidents ou incidents survenus en
dehors des activités organisées par JJC. En cas d’urgence médicale, les participants sont
responsables des frais médicaux non couverts par leur assurance.
Article 19 · Document source, page 11
Règlement des Différends
En cas de litige entre le participant et JJC, les parties s’efforceront de résoudre le différend à
l’amiable. Si aucun accord n’est trouvé, le litige sera soumis à la juridiction française compétente.
Article 20 · Document source, page 11
Mises à Jour et Modifications
JJC se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour les présentes conditions générales à tout
moment. Les modifications seront communiquées aux participants inscrits avant leur entrée en
vigueur.
Article 21 · Document source, page 11
Conditions Sanitaires Exceptionnelles
En cas de pandémie, d’épidémie, ou de toute autre condition sanitaire exceptionnelle, JJC se réserve
le droit d’ajuster le programme, y compris les modalités d’hébergement, de stage, ou de cours, pour se
conformer aux réglementations locales et internationales. Les participants seront informés de tout
changement dès que possible.
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